Dienstreise abrechnen – jede Pauschale ausgeschöpft, nichts verschenkt.

Bei einer Dienstreise gibt es Verpflegungsmehraufwand pauschal, ohne Einzelnachweis: im Inland 14 € ab acht Stunden Abwesenheit, 28 € ganztags, An- und Abreisetag jeweils 14 €. Das Problem: Diese Pauschalen werden oft nicht voll ausgeschöpft, weil niemand nachrechnet.

PilotOS ermittelt die Pauschale automatisch aus der Abwesenheitsdauer und kürzt sie korrekt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt hat. So bleibt kein zulässiger Betrag liegen – und es wird auch nicht zu viel angesetzt.

Über das Jahr summieren sich korrekt ausgeschöpfte Reisekosten zu einem spürbaren Betrag, der den Gewinn und damit die Steuer mindert. Gerade bei häufigen Dienstreisen lohnt es sich, jede Pauschale und jeden absetzbaren Posten mitzunehmen. PilotOS sorgt dafür, dass nichts vergessen wird und zugleich nichts zu Unrecht angesetzt wird – die Voraussetzung dafür, dass die Abrechnung einer Prüfung standhält.

Zwei Regeln entscheiden über die Abrechnung: Die erste Tätigkeitsstätte bestimmt, welche Fahrten überhaupt Dienstreisen sind. Und bei längerem Einsatz am selben auswärtigen Ort entfällt die Verpflegungspauschale nach drei Monaten.

PilotOS prüft die Drei-Monats-Frist automatisch und verbucht die fertige Reisekostenabrechnung direkt. Betriebliche Fahrten fließen zugleich ins Fahrtenbuch ein, ohne dass Daten doppelt erfasst werden.

Zwei Details werden bei Dienstreisen oft falsch gerechnet. Geschäftliche Bewirtungskosten sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 EStG), der Rest ist nicht abzugsfähig – die Vorsteuer bleibt aber voll abziehbar. Und ist im Hotelpreis ein Frühstück enthalten, kürzt das die Verpflegungspauschale.

PilotOS wendet diese Regeln automatisch an: Es splittet Bewirtungsbelege in den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil und kürzt die Verpflegungspauschale um das gestellte Frühstück. So bleibt die Reisekostenabrechnung korrekt, ohne dass man die Prozentsätze im Kopf haben muss.

Bei Dienstreisen bleibt oft Geld liegen, weil die Pauschalen nicht ausgeschöpft werden. Die Verpflegungspauschalen von 14 und 28 Euro im Inland ersetzen den Einzelnachweis, müssen aber richtig nach Abwesenheitsdauer angesetzt und um gestellte Mahlzeiten gekürzt werden. PilotOS ermittelt den zutreffenden Betrag automatisch, sodass weder zu wenig noch zu viel angesetzt wird.

Ebenso zählen die Feinheiten bei Fahrt und Übernachtung: die Kilometerpauschale von 0,30 Euro bei Dienstfahrten, die Behandlung des Hotelfrühstücks, die Drei-Monats-Frist bei längerem Einsatz am selben Ort und die länderspezifischen Auslandssätze. PilotOS kennt diese Regeln, wendet sie an und verbucht die fertige Abrechnung direkt – inklusive Übernahme betrieblicher Fahrten ins Fahrtenbuch.