Nie wieder Excel-Liste fürs Urlaubskonto – Anträge, Resturlaub und Team-Übersicht an einem Ort
Wer wann frei hat und wie viele Tage noch offen sind, seht ihr auf einen Blick – plus Resturlaub, der sich automatisch berechnet, plus eine Warnung, bevor sich zwei Abwesenheiten überschneiden. Ohne Excel-Liste, ohne Zuruf.
Urlaubsplaner – konkret
Antrag und Freigabe
Mitarbeitende beantragen Tage, die Führungskraft gibt frei oder lehnt ab – mit Kommentar. Der Resturlaub aktualisiert sich sofort.
Überschneidungen sehen
Der Planer markiert, wenn zwei Personen derselben Rolle gleichzeitig weg wären, bevor der zweite Antrag genehmigt wird.
Resturlaub ohne Rechnen
Anspruch, genommene und geplante Tage werden fortlaufend gegengerechnet. Übertrag ins Folgejahr nach eurer Regel.
Warum ein eigener Planer statt Kalender
Ein geteilter Kalender zeigt, wer heute fehlt – aber nicht, wie viel Anspruch noch übrig ist, ob ein Antrag genehmigt wurde oder ob eine Vertretung frei ist. Genau diese Fragen tauchen im Alltag zuerst auf. Der Urlaubsplaner in PilotOS trennt deshalb den Antrag (ein Wunsch) von der Freigabe (eine Entscheidung) und hält beide Zustände sichtbar, statt sie in E-Mails zu verstreuen.
Der Anspruch folgt eurer Regelung: gesetzlicher Mindesturlaub, vertragliche Zusatztage, anteilige Berechnung bei Ein- oder Austritt im laufenden Jahr. Teilzeitkräfte, die an weniger Tagen pro Woche arbeiten, bekommen den Anspruch anteilig umgerechnet – 20 Arbeitstage werden bei einer Drei-Tage-Woche eben nicht zu 20 Kalendertagen frei. Diese Umrechnung nimmt euch der Planer ab, damit niemand von Hand Bruchteile addiert.
Der Ablauf im Team
Eine Person stellt den Antrag mit Von- und Bis-Datum; der Planer zieht Wochenenden und hinterlegte Feiertage automatisch ab und zeigt die tatsächlich verbrauchten Arbeitstage. Die freigebende Person sieht in derselben Ansicht, wer sonst in diesem Zeitraum weg ist, und entscheidet mit einem Klick. Jede Entscheidung wird protokolliert, sodass später nachvollziehbar bleibt, wer wann was genehmigt hat.
Für die Planung übers Jahr gibt es eine Matrix aus Personen und Monaten. Brückentage, Betriebsferien oder eine Kernbesetzung, die nie unterschritten werden darf, lassen sich als Regel hinterlegen. So wird früh sichtbar, wenn im Mai die halbe Belegschaft gleichzeitig frei möchte – und ihr könnt gegensteuern, bevor die Anträge zum Engpass werden.
Weil PilotOS lokal auf eurem Rechner läuft, bleiben die Abwesenheitsdaten im Haus. Es gibt keinen Cloud-Dienst, der mitliest, und keine Personaldaten, die eine externe Plattform speichert – ein Punkt, der bei Urlaubs-, Krankheits- und Vertretungsdaten datenschutzrechtlich zählt.
Verbindung zu Lohn und Fristen
Der Urlaubsplaner steht nicht allein. Genommene Tage lassen sich für die Lohnabrechnung übernehmen, Sonderfälle wie unbezahlter Urlaub sind gekennzeichnet, und offene Resttage tauchen rechtzeitig im Fristen-Kalender auf – gerade dann wichtig, wenn Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden muss, sonst verfällt er nach der üblichen Regelung.
Für Betriebe mit mehreren Rollen lässt sich hinterlegen, welche Funktion durch wen vertreten wird. Fällt eine Schlüsselperson aus, schlägt der Planer die hinterlegte Vertretung vor, statt dass jemand im Kopf durchgeht, wer die Kasse übernehmen kann. Das ist keine große KI-Magie, sondern eine schlichte, verlässliche Zuordnung – und genau die fehlt in den meisten selbstgebauten Excel-Listen.
Gut zu wissen
Wie wird der Urlaubsanspruch berechnet?
Aus eurer hinterlegten Regel: gesetzlicher Mindestanspruch plus vertragliche Zusatztage, bei Teilzeit anteilig nach Arbeitstagen pro Woche und bei Ein-/Austritt anteilig nach Monaten. Feiertage und Wochenenden werden bei Anträgen automatisch abgezogen.
Stand
Verfällt Resturlaub automatisch?
Der Planer zeigt offene Tage und erinnert über den Fristen-Kalender. Gesetzlich verfällt Urlaub in der Regel zum Jahresende bzw. bis 31. März des Folgejahres, wenn keine Übertragung vereinbart ist – die konkrete Regel legt ihr fest.
Stand
Sehen Mitarbeitende die Urlaubstage der anderen?
Das steuert ihr über Rollen. Führungskräfte sehen die Team-Matrix inklusive Überschneidungen; einzelne Mitarbeitende sehen ihren eigenen Stand und – wenn gewünscht – eine reduzierte Teamübersicht ohne Details.
Stand
Kann ich Betriebsferien oder Brückentage vormerken?
Ja. Diese lassen sich als feste Zeiträume oder Regeln hinterlegen und erscheinen für alle in der Jahresmatrix, bevor einzelne Anträge dazukommen.
Stand
Werden die Daten in der Cloud gespeichert?
Nein. PilotOS läuft lokal auf eurem Gerät; Abwesenheits- und Personaldaten verlassen euren Rechner nicht, solange ihr sie nicht selbst exportiert.
Stand
Lässt sich der Urlaub in die Lohnabrechnung übernehmen?
Genommene Tage und Sonderfälle wie unbezahlter Urlaub sind gekennzeichnet und können in die Lohnbuchhaltung übernommen werden, statt sie doppelt zu erfassen.
Stand
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