Rechnungen? Klar.
Aber das Ganze — und lokal.
Deine SumUp-Alternative soll einfach und schnell Rechnungen schreiben können – genau das, was SumUp Rechnungen kann. PilotOS kann das genauso im Free-Tarif, läuft dabei aber lokal auf deiner eigenen Hardware statt in der Cloud des Anbieters.
Plus: Wer mit SumUp wächst, stößt an eine Wand, sobald doppelte Buchführung oder Lohn gebraucht werden – dann ist der Wechsel zu einem weiteren Tool kaum zu vermeiden. PilotOS wächst nahtlos mit: doppelte Buchführung, Kasse mit TSE, Lohn und Steuererklärung, alles im selben System, ohne Tool-Wechsel und ohne dass deine Daten den Anbieter wechseln müssen.
PilotOS vs. SumUp Rechnungen
SumUp ist Faktura-first in der Cloud. PilotOS kann das plus doppelte Buchführung, Kasse, Lohn und Steuer – lokal.
| Merkmal | PilotOS | SumUp (Debitoor) |
|---|---|---|
| Läuft lokal auf deiner Hardware | Ja | nein (Cloud) |
| Rechnungen, Angebote, E-Rechnung | Ja | Ja (Kernstärke) |
| USt-Voranmeldung & ELSTER | Ja | Ja |
| Doppelte Buchführung (SKR03/04) | Ja | einfache Buchhaltung |
| Kasse mit TSE | Ja | Ja – SumUp-Hardware, Cloud |
| Lohnabrechnung, Steuererklärung | Ja | nein |
| Privates Haushaltsbuch integriert | Ja | nein |
| Ohne Transaktionsgebühr auf deine Daten | Ja | Gratis-Tool, aber Zahlungsgebühr |
Angaben zu SumUp/Debitoor nach öffentlich verfügbaren Quellen, Stand 2026. Prüfe aktuelle Konditionen beim Anbieter.
Wann SumUp die bessere Wahl ist – und wann PilotOS
Stärken von SumUp Rechnungen
SumUp Rechnungen (ehemals Debitoor) überzeugt durch Einfachheit: eine reduzierte, intuitive Oberfläche, schnelle Rechnungserstellung und eine enge Verzahnung mit dem SumUp-Zahlungsökosystem, das viele Kleinunternehmer bereits für Kartenzahlungen nutzen.
Für Kleinstunternehmer, die nur gelegentlich eine Handvoll Rechnungen schreiben und dafür kein kompliziertes Werkzeug wollen, ist das kostenlose oder sehr günstige Basis-Angebot attraktiv.
Preislich bewegt sich SumUp Rechnungen je nach Paket meist im niedrigen bis mittleren einstelligen Euro-Bereich pro Monat (Stand 2026, je nach Funktionsumfang), oft kombiniert mit den bekannten SumUp-Kartenterminal-Gebühren pro Transaktion. Wer bereits ein SumUp-Terminal im Laden nutzt, profitiert von der eingespielten Anbindung zwischen Kartenzahlung und Beleg – ein echter Zeitvorteil im Alltag.
Wann PilotOS besser passt
SumUp ist stark, wo kassiert wird: Das SumUp-Kassensystem ist eine TSE-Kasse und GoBD-konform – nur eben an SumUp-Hardware und die SumUp-Cloud gebunden. Was auf der Buchhaltungsseite fehlt, ist doppelte Buchführung nach SKR03/04, Lohnabrechnung und Steuererklärung. PilotOS bietet dieselbe einfache Rechnungsstellung als Einstieg, wächst aber in diese Richtung mit.
Sobald mehr Tiefe gebraucht wird, sind SKR03/04-Buchführung, Kassensystem und Steuer-Modul bereits vorhanden, deine Kundendaten bleiben lokal statt in der Cloud, und es fallen keine Transaktionsgebühren an.
Konkret zeigt sich der Unterschied bei wachsenden Betrieben: Die Kasse bringt SumUp selbst mit. Wer aber erste Mitarbeitende einstellt oder zur doppelten Buchführung wechseln muss, braucht dafür zusätzliche Werkzeuge – neue Verträge, neue Schnittstellen. Und die Kassendaten liegen weiter in der SumUp-Cloud. Bei PilotOS sind diese Module von Anfang an Teil desselben Systems – die Lifetime-Option lohnt sich meist ab dem Punkt, an dem man ohnehin mehrere SumUp-Zusatzdienste bezahlen würde.
Wechsel von SumUp zu PilotOS
Der Wechsel ist schnell erledigt: Rechnungen, Kunden und Artikeldaten exportierst du aus SumUp Rechnungen als CSV und importierst sie in PilotOS. Da SumUp keine doppelte Buchführung führt, startest du beim Wechsel mit einem neuen, sauberen Journal – frühere Rechnungen bleiben als Referenz erhalten.
- Export: In SumUp Rechnungen Kunden-, Artikel- und Rechnungsdaten als CSV exportieren.
- Import: CSV-Dateien in PilotOS unter Kunden/Artikel importieren; den Rechnungsnummernkreis manuell fortsetzen.
- Timing wählen: Am besten zum Monats- oder Quartalsende wechseln, damit offene Rechnungen sauber abgeschlossen sind.
- Offene Posten prüfen: Noch nicht bezahlte Rechnungen händisch gegen den SumUp-Stand abgleichen.
- Zahlungsanbindung klären: Da PilotOS keinen eigenen Zahlungsdienst integriert, Kartenzahlungen weiter über SumUp-Terminal oder einen anderen Anbieter abwickeln und die Umsätze in die PilotOS-Kasse einbuchen.
Was PilotOS-Nutzer, die von SumUp kommen, am meisten überrascht
Details
Doppelte Buchführung ist leichter als gedacht
Der geführte Laien-Modus nimmt viel von der Angst vor "richtiger" Buchhaltung – wer bisher nur SumUp-Belege abgehakt hat, findet sich meist innerhalb weniger Tage zurecht.
Buchen funktioniert auch ohne Internet
Weil PilotOS lokal läuft, lassen sich Rechnungen und Buchungen jederzeit offline erfassen. Die SumUp-Kasse kann das nur eingeschränkt: Laut SumUps eigener Hilfe muss sie zu Tagesbeginn 15–20 Minuten online synchronisieren, der Kassenabschluss darf nicht ohne Internetverbindung erfolgen, und offline ist nur ein Gerät zugelassen.
Kasse und Lohn brauchen kein Zusatztool
Wer bislang für Ladenkasse oder Aushilfenlohn ein weiteres Programm neben SumUp genutzt hat, spart sich diesen zweiten Vertrag – und die doppelte Datenpflege – komplett.
Kein eingebautes Kartenterminal
PilotOS bietet bewusst keinen eigenen Zahlungsdienst wie SumUp – Kartenzahlungen laufen weiterhin über das gewohnte Terminal, nur die Buchhaltung dahinter ändert sich.
Gut zu wissen
Ist PilotOS auch für ganz einfache Rechnungsstellung geeignet wie SumUp?
Ja, der Free-Tarif von PilotOS deckt einfache Rechnungsstellung genauso ab wie SumUp – Angebote, Rechnungen und E-Rechnung inklusive. Der Unterschied zeigt sich erst später: Du kannst bei Bedarf jederzeit in die volle Buchführung, Kasse oder Steuererklärung hineinwachsen, ohne das Tool zu wechseln oder Daten neu zu übertragen.
Fallen bei PilotOS Transaktionsgebühren an wie bei SumUp-Zahlungen?
Nein. PilotOS ist ein reines Buchhaltungs- und Verwaltungssystem ohne eigenen Zahlungsdienst, es fallen daher keine Transaktionsgebühren auf Zahlungseingänge an. SumUp verdient unter anderem über Gebühren im angeschlossenen Zahlungsökosystem und im Kartenterminal-Geschäft.
Kann ich meine SumUp-Rechnungen zu PilotOS mitnehmen?
Ja, Kunden-, Artikel- und Rechnungsdaten lassen sich per CSV-Export aus SumUp Rechnungen sichern und in PilotOS importieren. Die bisherige Rechnungshistorie bleibt zusätzlich als Referenz-Export erhalten, falls sie später gebraucht wird.
Was macht SumUp Rechnungen besonders gut?
SumUp punktet durch extreme Einfachheit und die enge Verzahnung mit dem SumUp-Kartenterminal-Ökosystem, das viele Kleinunternehmer bereits im Laden nutzen. Für reine, gelegentliche Rechnungsstellung ist das ein bequemer, schneller Einstieg ohne Lernaufwand.
Bietet PilotOS auch ein eigenes Kartenterminal wie SumUp?
Nein, PilotOS ist bewusst ein reines Verwaltungs- und Buchhaltungssystem ohne eigenen Zahlungsdienst. Ein Kartenterminal oder ein anderer Zahlungsanbieter muss separat betrieben werden, die Zahlungsdaten lassen sich aber unkompliziert in die PilotOS-Kasse einbuchen.
Für wen bleibt SumUp Rechnungen die praktischere Wahl?
Wer nur gelegentlich einfache Rechnungen schreibt, bereits ein SumUp-Kartenterminal im Einsatz hat und keine doppelte Buchführung oder Kasse benötigt, findet in SumUp weiterhin ein bequemes, eingespieltes Werkzeug ohne Umstiegsaufwand.
Klein anfangen, groß bleiben
Alles, was SumUp Rechnungen kann – plus doppelte Buchführung, Kasse und Lohn, sobald du sie brauchst.