Jede Dienstreise hat einen Pauschbetrag, den keiner einträgt.
28 € für volle Tage, 14 € für An- und Abreise – ohne Beleg, aber mit Kürzung, wenn Mahlzeiten gestellt wurden.
Kurz gesagt: Für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten gelten 2026 die Verpflegungspauschalen aus § 9 Abs. 4a EStG: 28 € für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte, 14 € für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden. Diese Sätze gelten unverändert seit 2025 auch für 2026. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Auftraggeber gestellt, wird die Pauschale gekürzt: um 20 % (5,60 €) für ein Frühstück, um jeweils 40 % (11,20 €) für Mittag- und Abendessen, bezogen auf den Tagessatz von 28 € – auch an An- und Abreisetagen mit nur 14 € Pauschale. Stand: 11.09.2026.
Sätze 2026 nach § 9 Abs. 4a EStG: 28 € (voller Tag), 14 € (An-/Abreisetag, Tage >8 Std.). Kürzung je Frühstück 20 % (5,60 €), je Mittag-/Abendessen 40 % (11,20 €) des vollen Tagessatzes von 28 €, auch an Tagen mit 14-€-Pauschale.
Pauschale statt Beleg
Der Sinn der Verpflegungspauschale ist, dass niemand Restaurantquittungen sammeln muss: Der Betrag steht fest, unabhängig davon, was die Mahlzeit tatsächlich gekostet hat. Wer weniger ausgibt, behält die Differenz steuerfrei; wer mehr ausgibt, bekommt trotzdem nur die Pauschale.
Warum die Kürzung wichtig ist
Stellt der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner eine Mahlzeit (Seminarverpflegung, Hotelfrühstück im Reisepreis, Geschäftsessen auf Rechnung des Gastgebers), wird die Pauschale gekürzt – unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit. Wird das übersehen, wird zu viel steuerfrei ausgezahlt, was bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung zur Nachforderung führt.
Wie sich die Verpflegungspauschale zusammensetzt
Die Verpflegungspauschale ersetzt jede Einzelbeleg-Sammlung für Dienstreisen – sie hängt nur von der Abwesenheitsdauer und davon ab, ob unterwegs Mahlzeiten gestellt wurden.
Formel: Pauschale ungekürzt = volle Kalendertage × 28 € + An-/Abreisetage (bzw. Tage >8 Stunden ohne Übernachtung) × 14 €. Kürzung = Minimum aus (gestellte Frühstücke × 5,60 € + gestellte Mittag-/Abendessen × 11,20 €) und der ungekürzten Pauschale – die Kürzung kann die Pauschale also nie unter null drücken. Erstattungsfähiger Betrag = Pauschale ungekürzt − Kürzung.
Rechenbeispiel 1: Ein Außendienstmitarbeiter ist auf einer viertägigen Dienstreise unterwegs: Anreise am Montag und Abreise am Donnerstag (je >8 Stunden, also je 14 €), dazwischen Dienstag und Mittwoch als volle 24-Stunden-Tage (je 28 €). Ohne gestellte Mahlzeiten ergibt das: 2 × 28 € + 2 × 14 € = 56 € + 28 € = 84 € erstattungsfähige bzw. als Betriebsausgabe absetzbare Pauschale.
Rechenbeispiel 2 (Randfall – Seminar mit vollständig gestellter Verpflegung): Ein Mitarbeiter nimmt an einem zweitägigen auswärtigen Seminar teil, jeweils nur An- bzw. Abreisetag mit >8 Stunden Abwesenheit (kein voller 24-Stunden-Tag): 2 × 14 € = 28 € Pauschale ungekürzt. Der Veranstalter stellt am ersten Tag Mittag- und Abendessen und am zweiten Tag Frühstück und Mittagessen – in Summe 1 Frühstück und 3 Mittag-/Abendessen. Kürzung: 1 × 5,60 € + 3 × 11,20 € = 39,20 €, gedeckelt auf die volle Pauschale von 28 €. Erstattungsfähig bleiben 0 € – die Kürzung darf die Pauschale nicht unter null drücken, zehrt sie im Beispiel aber vollständig auf.
Vom Pauschbetrag zur vollständigen Reisekostenabrechnung
Die Verpflegungspauschale ist nur ein Baustein der Reisekostenabrechnung – daneben stehen Fahrtkosten, Übernachtung und bei mehreren Reisenden die Mitnahmeentschädigung für Mitfahrer.
In PilotOS berechnet das Reisekosten-Modul die Verpflegungspauschale automatisch inklusive tagesbezogener Kürzung bei gestellten Mahlzeiten, ergänzt die Fahrtkosten nach km-Satz (Pkw oder Motorrad, plus Mitfahrer-Zuschlag) und stellt bei der Übernachtung die Wahl zwischen Beleg und Pauschale (für Arbeitnehmer) bereit – alles in einem Formular, das Inlands- und länderspezifische Auslandssätze automatisch anwendet und direkt in die Buchhaltung übernimmt.
Häufige Fehler bei der Verpflegungspauschale
1. Kürzung auf falscher Basis berechnet: Die Kürzung für Frühstück (5,60 €) und Mittag-/Abendessen (11,20 €) bezieht sich immer auf den vollen 28-€-Tagessatz – auch an An- oder Abreisetagen mit nur 14 € Pauschale. Wer stattdessen von der 14-€-Basis kürzt, rechnet falsch.
2. Mehrfache Mahlzeiten am selben Tag nicht einzeln erfasst: Frühstück, Mittag- und Abendessen werden getrennt gezählt und jeweils einzeln gekürzt – bei allen drei gestellten Mahlzeiten an einem Tag kann die Kürzung die Tagespauschale vollständig aufzehren.
3. Dreimonatsfrist an derselben Tätigkeitsstätte übersehen: Nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG entfällt der Anspruch auf die Pauschale, wenn dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte länger als drei Monate ununterbrochen aufgesucht wird – erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
4. Pauschale und tatsächliche Kosten vermischt: Anders als bei Fahrt- oder Übernachtungskosten ist für Verpflegung kein Einzelnachweis höherer tatsächlicher Ausgaben zulässig – es gilt ausschließlich die Pauschale, unabhängig davon, was die Mahlzeiten tatsächlich gekostet haben.
5. Auslandssätze mit den Inlandssätzen verwechselt: Für Reisen ins Ausland gelten eigene, länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht werden und häufig deutlich von 28 €/14 € abweichen. Dieser Rechner bildet nur die Inlandssätze ab.
Verpflegungsmehraufwand-Rechner – Fragen und Antworten
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
28 € für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 € für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung.
Stand
Gilt das auch für Selbstständige?
Ja, als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG in gleicher Höhe wie für Arbeitnehmer.
Stand
Was passiert bei gestelltem Frühstück?
Die Pauschale wird um 20 % des vollen Tagessatzes (5,60 €) gekürzt – auch an Tagen, an denen nur die 14-€-Pauschale zusteht.
Stand
Was passiert bei gestelltem Mittag- oder Abendessen?
Kürzung um jeweils 40 % des vollen Tagessatzes (11,20 €) pro Mahlzeit, ebenfalls unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit.
Stand
Kann die Kürzung die Pauschale auf unter null drücken?
Nein. Die Kürzung ist auf die Höhe der jeweiligen Tagespauschale begrenzt; ein negativer Betrag entsteht nicht.
Stand
Wie lange gelten diese Sätze schon?
Unverändert seit 2025. Eine für 2024 diskutierte Erhöhung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde nicht umgesetzt.
Stand
Gilt die Pauschale zeitlich unbegrenzt an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte?
Nein. Nach der Dreimonatsfrist des § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, wenn dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte länger als drei Monate am Stück aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
Stand
Gelten für Auslandsreisen dieselben Beträge?
Nein, für Auslandsreisen gelten eigene, länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht und die teils deutlich von den 28/14-€-Inlandssätzen abweichen. Dieser Rechner bildet nur die Inlandssätze ab.
Stand
Kann ich statt der Pauschale meine tatsächlichen Verpflegungskosten absetzen?
Nein, für Verpflegungsmehraufwand gilt ausschließlich die Pauschale – ein Einzelnachweis höherer tatsächlicher Kosten ist im Gegensatz zu Fahrt- oder Übernachtungskosten nicht zulässig.
Stand
Mit deinen echten Zahlen weiterrechnen
Dieser Rechner arbeitet mit den Annahmen, die du eingetippt hast. PilotOS rechnet dieselbe Formel über deine tatsächlichen Buchungen – lokal auf deinem Rechner, ohne dass eine Zahl das Haus verlässt.
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos. Kein Konto nötig, um die Rechner zu benutzen.