Ich habe viel zu tun und verdiene trotzdem nichts – woran liegt das?
Antwort: Fast immer an einer von zwei Rechnungen. Erstens: Der Stundensatz wurde aus dem Wunscheinkommen geteilt durch alle Arbeitsstunden gebildet – abrechenbar sind aber nur 55 bis 75 % davon. Zweitens: Betriebskosten und Steuerrücklage fehlen in der Kalkulation. Beides zusammen ergibt regelmäßig einen Satz, der 20 bis 30 % zu niedrig liegt. Das fällt nicht auf, solange die Auftragslage gut ist – im Gegenteil: Je mehr zu tun ist, desto deutlicher wird die Lücke, weil jede zusätzliche Stunde zu wenig einbringt. Stand: 06.09.2026.
Die Rechnung, die fast alle falsch machen
Der klassische Weg: Wunschgehalt geteilt durch die Stunden, die man arbeiten will. 4.000 € im Monat geteilt durch 160 Stunden ergibt 25 €. Diese Zahl ist aus drei Gründen falsch.
Erstens rechnest du mit Arbeitsstunden statt mit fakturierbaren Stunden. Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Belege sortieren, Akquise, Fahrten, Weiterbildung, Reklamationen – das ist Arbeit, die niemand bezahlt. Erfahrungsgemäß sind 55 bis 75 % der Arbeitszeit abrechenbar. Aus 2.000 Jahresstunden werden so 1.100 bis 1.500.
Zweitens fehlen die Betriebskosten. Versicherungen, Fahrzeug, Software, Werkzeug, Beiträge, Steuerberatung, Miete. Sie laufen unabhängig davon, ob du einen Auftrag hast.
Drittens fehlt die Rücklage. Einkommensteuer und, bei freiwillig gesetzlich Versicherten, die Kranken- und Pflegeversicherung hängen am Gewinn. 30 bis 40 % des Überschusses sind eine gängige Größenordnung. Was davon nicht kalkuliert wurde, wird später nachgezahlt.
Warum es ausgerechnet bei guter Auslastung wehtut
Weil ein zu niedriger Stundensatz mit der Menge skaliert. Bei halber Auslastung fällt die Lücke nicht auf – man arbeitet weniger und verdient weniger, das wirkt logisch. Bei voller Auslastung arbeitet man am Anschlag und stellt fest, dass am Jahresende trotzdem nichts liegen bleibt. Genau dieser Punkt ist der Moment, in dem viele anfangen, an sich selbst zu zweifeln – obwohl es eine reine Rechenfrage ist.
Was du daraus machst
Nicht sofort alle Preise erhöhen. Zuerst die Zahl kennen: Was müsste der Satz sein? Dann die Differenz betrachten. Ein Satz, der 25 % zu niedrig ist, wird selten auf einen Schlag korrigiert, aber er wird auch nie korrigiert, solange niemand ihn ausgerechnet hat. Bei neuen Kunden gilt der neue Satz sofort – das ist der einfachste Anfang.
Mit deinen eigenen Zahlen
Die Felder sind mit einem Musterfall vorbelegt und vollständig änderbar. Es wird nichts übertragen und nichts gespeichert, solange du nicht selbst auf „Ergebnis merken“ klickst – und auch dann bleibt es in deinem Browser.
Vollkostenrechnung: Der Netto-Stundensatz deckt deinen Zielgewinn plus alle Betriebskosten, verteilt auf die tatsächlich fakturierbaren Stunden (nicht die Arbeitsstunden – Akquise, Buchhaltung und Urlaub zahlt niemand). Von Akquise bis Rechnungsstellung gehen erfahrungsgemäß 30–50 % der Arbeitszeit für nicht abrechenbare Tätigkeiten drauf.
Alle hier verwendeten Rechtswerte mit Gültigkeit, Norm und Prüfdatum stehen offen im Register – Stand der Rechtswerte.
Wenn dich das weiterbringt
Der vollständige Rechner: Stundensatz · Gruppe Preis & Ertrag · Preiskalkulation im Programm · Controlling-Kennzahlen
Diese Antwort und der Rechner sind vollständig kostenlos und bleiben es – ohne Konto, ohne E-Mail-Adresse. PilotOS rechnet dieselbe Formel später über deine echten Buchungen, wenn du willst. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos.
Weitere Fragen dazu
Wie viele Stunden sind realistisch abrechenbar?
Zwischen 55 und 75 % der Arbeitszeit, je nach Tätigkeit. Wer viel Akquise braucht oder viele kleine Aufträge abwickelt, liegt am unteren Rand; wer langfristige Projekte hat, am oberen. 1.100 bis 1.500 fakturierbare Stunden im Jahr sind die übliche Spanne — nicht 2.000.
Stand
Ich kann meine Preise nicht erhöhen, der Markt gibt das nicht her.
Das kann stimmen. Dann ist die Antwort aber nicht, weiterzumachen wie bisher, sondern zu entscheiden: Kosten senken, produktiven Anteil erhöhen, Leistung ändern — oder anerkennen, dass dieses Geschäftsmodell den gewünschten Lebensstandard nicht trägt. Die Rechnung sagt nicht, was zu tun ist. Sie beendet nur die Frage, ob man mehr arbeiten müsste.
Stand
Zählt Urlaub in die Rechnung?
Ja, indirekt. Wer 46 statt 52 Wochen arbeitet, verteilt denselben Jahresgewinn auf weniger Stunden — der nötige Stundensatz steigt entsprechend. Deshalb steht in dieser Rechnung die Jahreszahl der fakturierbaren Stunden und nicht ein Wochenpensum.
Stand
Muss die Steuerrücklage wirklich in den Stundensatz?
Sie muss irgendwo hin. Wer sie nicht in den Satz einrechnet, zahlt sie aus dem, was er für seinen Lebensunterhalt gehalten hat. Der Rechner setzt sie deshalb als eigenen Prozentsatz an — änderbar, weil die tatsächliche Belastung vom Gewinn abhängt.
Stand