Kann ich mir einen Mitarbeiter überhaupt leisten?
Antwort: Rechne nicht mit dem Brutto, sondern mit den Gesamtkosten je produktiver Stunde. Bei 3.500 € Monatsbrutto kommen rund 25 % Arbeitgeberanteile hinzu – das sind etwa 52.600 € im Jahr. Verteilt auf 1.700 bezahlte Stunden, von denen 75 % abrechenbar sind, bleiben 1.275 produktive Stunden und damit rund 41 € Kosten je Stunde. Die Stelle trägt sich, wenn dein erzielbarer Stundensatz spürbar darüber liegt – nicht knapp darüber, weil Auslastungslücken, Einarbeitung und Arbeitsplatzkosten dazukommen. Stand: 06.09.2026.
Die drei Zahlen, um die es geht
Erstens: die Gesamtkosten. Auf das Bruttogehalt kommen die hälftigen Sozialversicherungsbeiträge, die Insolvenzgeldumlage, die Umlagen U1 und U2 sowie der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Je nach Branche und Kasse sind das 21 bis 28 % Aufschlag. Aus 3.500 € Monatsbrutto werden so rund 4.380 € monatlicher Aufwand.
Zweitens: die produktive Stunde. Urlaub, Feiertage, Krankheit, Schulungen und interne Arbeit werden bezahlt, aber nicht abgerechnet. Bei 1.700 bezahlten Stunden und einem produktiven Anteil von 75 % bleiben 1.275 Stunden, auf die sich die vollen Jahreskosten verteilen.
Drittens: der Abstand zu deinem Stundensatz. Kosten je produktiver Stunde gegen den Satz, den du dafür am Markt bekommst. Ist der Abstand klein, ist die Einstellung keine Wachstumsentscheidung, sondern eine Wette auf später.
Was in der Rechnung noch fehlt
Arbeitsplatz, Ausstattung, Software-Lizenzen, Fahrzeug, Weiterbildung, Fluktuation und die Zeit, die du selbst für Führung und Einarbeitung aufwendest. Diese Kosten sind real, aber betriebsindividuell – wir schätzen sie hier bewusst nicht pauschal hinzu. Rechne mit einem Zuschlag, den du selbst verantworten kannst, und sei eher großzügig.
Die ehrliche Reihenfolge
Zuerst prüfen, ob die Auslastung dauerhaft da ist – nicht die des letzten Quartals, sondern die des kommenden Jahres. Dann rechnen, ob die Stelle sich trägt. Und erst dann die Frage stellen, die sich am ehesten von selbst beantwortet: Ob du die Arbeit überhaupt abgeben kannst. Eine Einstellung, die daran scheitert, kostet dasselbe wie eine, die sich nicht rechnet.
Mit deinen eigenen Zahlen
Die Felder sind mit einem Musterfall vorbelegt und vollständig änderbar. Es wird nichts übertragen und nichts gespeichert, solange du nicht selbst auf „Ergebnis merken“ klickst – und auch dann bleibt es in deinem Browser.
Beitragssätze 2026 aus der Rechtswerte-Referenz von PilotOS, zuletzt geprüft am 05.09.2026: Krankenversicherung 14,6 % (§ 241 SGB V), Zusatzbeitrag im Durchschnitt 2,9 % (§ 242 SGB V, seit 2019 hälftig getragen), Pflege 3,6 % (§ 55 SGB XI), Rente 18,6 % (§ 158 SGB VI), Arbeitslosenversicherung 2,6 % (§ 341 SGB III), Insolvenzgeldumlage 0,15 % (§ 358 SGB III), U1 2,10 % und U2 0,44 % (§ 7 AAG, kassenabhängig). Beitragsbemessungsgrenzen 2026: 5.812,50 € monatlich für Kranken- und Pflegeversicherung, 8.450 € für Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung trägt der Arbeitnehmer allein und ist deshalb hier nicht enthalten.
Alle hier verwendeten Rechtswerte mit Gültigkeit, Norm und Prüfdatum stehen offen im Register – Stand der Rechtswerte.
Wenn dich das weiterbringt
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Weitere Fragen dazu
Wie viele produktive Stunden sind realistisch?
Im Handwerk und in der Dienstleistung liegen 70 bis 80 % der bezahlten Stunden als abrechenbar im Erfahrungsbereich; in der Beratung eher 60 bis 70 %, weil Akquise und Angebotserstellung dazukommen. Wer mit 100 % rechnet, plant an der Realität vorbei.
Stand
Ab welchem Abstand zum Stundensatz lohnt sich die Einstellung?
Eine verbreitete Untergrenze ist das 2,0- bis 2,5-Fache der Kosten je produktiver Stunde als erzielbarer Satz — der Aufschlag deckt Arbeitsplatz, Führung, Auslastungslücken und den Beitrag zum Gemeinkostenblock. Wer knapp über den reinen Personalkosten kalkuliert, arbeitet für die Sozialversicherung.
Stand
Was ist mit Fördermitteln?
Eingliederungszuschüsse der Arbeitsagentur können einen Teil des Arbeitsentgelts für eine begrenzte Zeit übernehmen; die Voraussetzungen hängen an der einzustellenden Person und werden vor der Einstellung geklärt. Eine Stelle, die sich nur mit Zuschuss trägt, trägt sich nach dem Auslaufen nicht.
Stand
Wäre ein Werkvertrag oder Freelancer nicht einfacher?
Rechnerisch oft ja, rechtlich riskant. Wer weisungsgebunden, in den Betriebsablauf eingegliedert und im Wesentlichen für einen Auftraggeber tätig ist, ist sozialversicherungspflichtig beschäftigt — unabhängig davon, was im Vertrag steht. Die Nachforderung trifft im Zweifel den Auftraggeber rückwirkend.
Stand